Hantera Gemensam Röstbrevlåda

Översikt

Denna artikel beskriver hur du som administratör eller användare av TechTells tjänster enkelt hanterar en gemensam röstbrevlåda. Den riktar sig till teamledare, administratörer och medarbetare som ansvarar för att gemensamma kontaktpunkter som sälj- eller supportfunktioner alltid är tillgängliga för inkommande meddelanden.

Så gör du

Som administratör i adminportalen:

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till röstbrevlådor: Välj "Tjänster" i menyn och sedan "Gemensamma Röstbrevlådor".
3. Skapa/Redigera röstbrevlåda:
   • För att skapa en ny: Klicka på "Lägg till ny röstbrevlåda".
   • För att redigera en befintlig: Välj den önskade röstbrevlådan från listan och klicka på pennikonen.
4. Konfigurera grundinställningar:
   • Namn: Ge röstbrevlådan ett tydligt namn (t.ex. "Säljteamet" eller "Support").
   • Nummer: Tilldela ett internt eller externt nummer som inkommande samtal ska kopplas till brevlådan via.
   • Meddelandetyp: Välj om röstmeddelanden ska skickas som ljudfil till e-post eller endast lagras i portalen.
5. Lägg till mottagare:
   • Välj vilka användare eller e-postadresser som ska motta aviseringar och/eller ljudfiler från röstbrevlådan. Det kan vara en specifik grupp e-postadresser eller enskilda användare.
   • Varje mottagare kan väljas att få både ljudfil och avisering, eller endast avisering.
6. Spela in hälsningsmeddelande:
   • Ladda upp en befintlig ljudfil eller spela in ett direkt via portalen eller genom att ringa till en specificerad tjänst.
   • Se till att hälsningsmeddelandet tydligt informerar inringande om att de kommit till en gemensam röstbrevlåda och hur de kan lämna ett meddelande.
7. Spara ändringar: Klicka på "Spara" för att aktivera inställningarna.

Som användare via TechTell-appen:

1. Kontrollera behörighet: Se till att din administratör har lagt till dig som mottagare för den gemensamma röstbrevlådan.
2. Motta meddelanden: Inkommande röstmeddelanden kommer att distribueras till din e-postadress (om konfigurerat) och/eller bli tillgängliga via din TechTell-app under en specifik "Gemensamma Röstbrevlådor"-vy om den funktionen är aktiverad lokalt.
3. Lyssna och hantera: Öppna e-postmeddelandet för att lyssna på ljudfilen eller navigera till relevant sektion i TechTell-appen för att hantera meddelanden.

Tips och best practice

• Tydligt hälsningsmeddelande: Se till att hälsningsmeddelandet är professionellt och tydligt, och att det matchar teamets eller funktionens identitet. Inkludera öppettider om relevant.
• Regelbunden uppföljning: Utse en person eller rotera ansvaret för att lyssna av och åtgärda inkomna meddelanden regelbundet.
• Informera teamet: Se till att alla berörda medarbetare vet vem som hanterar röstbrevlådan och hur processen ser ut.
• Använd e-postdistribution: För att säkerställa att meddelanden inte missas, använd e-postdistribution till en gemensam funktionsbrevlåda eller flera medarbetare.

Felsökning

• Inga meddelanden kommer fram: Kontrollera att rätt e-postadresser är angivna som mottagare i adminportalen. Verifiera också att inga spamfilter blockerar e-post från TechTell.
• Felaktigt hälsningsmeddelande: Logga in i adminportalen och spela in eller ladda upp ett nytt hälsningsmeddelande under inställningarna för röstbrevlådan.
• Meddelanden sparas inte: Kontrollera att röstbrevlådan har tillräckligt med lagringsutrymme (standardinställningar räcker oftast, men kan justeras vid behov).
• Kan inte logga in i adminportalen: Säkerställ att du använder rätt användarnamn och lösenord. Kontakta kundservice@techtell.se om du glömt dina uppgifter.

Vanliga frågor

F: Kan jag ha flera gemensamma röstbrevlådor?

S: Ja, du kan skapa och hantera så många gemensamma röstbrevlådor som din verksamhet kräver, till exempel en för försäljning och en för support.

F: Hur länge sparas röstmeddelanden?

S: Lagringstiden för röstmeddelanden är konfigurerbar. Standardinställningen räcker för de flesta, men du kan justera den i adminportalen under inställningarna för respektive röstbrevlåda.

F: Kan jag lyssna på röstmeddelanden från min mobil?

S: Ja, om du är konfigurerad som mottagare via e-post kan du lyssna på meddelandet direkt från din mobil. Vissa TechTell-appversioner erbjuder också direktåtkomst till gemensamma röstbrevlådor.

F: Vad händer om ett meddelande spelas in under en helg?

S: Meddelandet sparas och distribueras enligt de inställda reglerna (t.ex. via e-post till mottagarna) oavsett tidpunkt, vilket säkerställer att ingen information går förlorad. Teamet kan sedan hantera det under arbetstid.