Transkribering av röstmeddelanden

Översikt

Denna artikel beskriver hur du hanterar och använder funktionen för transkribering av röstmeddelanden i TechTells system. Den riktar sig till alla användare som vill läsa sina röstmeddelanden som text istället för att lyssna på dem, vilket kan spara tid och underlätta hanteringen av inkommande kommunikation.

Så gör du

Aktivera transkribering

Transkribering av röstmeddelanden är oftast aktiverat som standard för din användare. Om det mot förmodan inte är det, eller om du vill justera inställningarna:

1. Logga in på TechTells adminportal via admin.techtell.se.
2. Navigera till sektionen för Min Profil eller Mina Inställningar.
3. Leta upp avsnittet för Röstbrevlåda.
4. Se till att alternativet Transkribera röstmeddelanden är markerat eller aktiverat.
5. Spara eventuella ändringar.

Ta emot transkriberade meddelanden

När transkribering är aktiverat kommer dina röstmeddelanden att levereras till dig på följande sätt:

1. Via e-post: Ett e-postmeddelande skickas till din angivna e-postadress. Detta e-postmeddelande innehåller avsändarens telefonnummer, datum och tid för meddelandet, och den transkriberade texten av röstmeddelandet. En MP3-fil med originalinspelningen bifogas oftast också.
2. I TechTell Talk-appen: De transkriberade meddelandena visas direkt i din TechTell Talk-app, under avsnittet för röstbrevlåda eller meddelanden. Du kan läsa texten och spela upp originalinspelningen direkt i appen.

Hantera transkriberade meddelanden

Oavsett om du får meddelandet via e-post eller i appen:

• Läs texten: Skumma igenom den transkriberade texten för att snabbt förstå meddelandets innehåll.
• Lyssna på originalet: Om transkriptionen är otydlig eller du vill höra tonfallet kan du enkelt spela upp den bifogade ljudfilen eller lyssna direkt i appen.
• Agera: Utifrån meddelandets innehåll kan du bestämma hur du ska agera – ringa tillbaka, svara via e-post eller delegera uppgiften.
• Arkivera/Radera: Hantera meddelandet som vanligt i ditt e-postprogram eller i TechTell Talk-appen efter att du har bearbetat det.

Tips och best practice

• Kontrollera e-postinställningar: Se till att din e-postadress i TechTells system är korrekt och att e-post från TechTell inte hamnar i skräpposten.
• Högljudd miljö: Informera inringare att tala tydligt, särskilt om de ringer från en bullrig miljö, för att garantera en högre transkriberingskvalitet.
• Prioritera snabbt: Använd transkriptionen för att snabbt prioritera vilka meddelanden som kräver omedelbar åtgärd och vilka som kan vänta.
• Tillgänglighetsförbättring: Transkriberade meddelanden är en utmärkt funktion för bättre tillgänglighet, då de hjälper dem som har svårt att höra eller befinna sig i situationer där de inte kan lyssna på ljud.

Felsökning

Transkription saknas eller är felaktig

• Kontrollera aktiveringen: Kontrollera i adminportalen (admin.techtell.se) att transkribering är aktiverat för din röstbrevlåda.
• Dålig ljudkvalitet: Om inringaren har talat otydligt, tyst, eller från en miljö med mycket bakgrundsbrus, kan transkriberingen bli bristfällig. Lyssna på originalinspelningen.
• Systemfel: Om problemet kvarstår och verkar gälla alla meddelanden, kontakta TechTells kundservice på 042-812 12 eller mejla kundservice@techtell.se.

Får inga e-postmeddelanden med transkriptioner

• Kontrollera skräppost: Se till att e-postmeddelanden från TechTell inte hamnar i din skräppostmapp. Lägg till avsändarens domän som betrodd.
• Felaktig e-postadress: Kontrollera i adminportalen att din e-postadress är korrekt angiven.
• E-postserverproblem: Kontrollera med din IT-avdelning om det finns några problem med din e-postserver som blockerar inkommande meddelanden.

Vanliga frågor

Hur snabbt transkriberas ett meddelande?

Transkriberingen sker oftast inom några minuter efter att röstmeddelandet har lämnats. Mindre förseningar kan förekomma vid högtrafik.

Fungerar transkribering på alla språk?

TechTells transkribering stödjer primärt svenska och engelska. Det kan fungera på andra språk men då kan kvaliteten på transkriptionen variera.

Kan jag stänga av transkriberingen om jag inte vill ha den?

Ja, du kan när som helst stänga av funktionen för transkribering i adminportalen under inställningarna för din röstbrevlåda.

Sparas originalinspelningen även när meddelandet transkriberats?

Ja, originalinspelningen sparas alltid parallellt med den transkriberade texten. Du kan lyssna på den via e-postbilagan eller direkt i TechTell Talk-appen.