Samtalsstatistik

Översikt – Förstå din samtalsdata

Denna artikel beskriver hur du får tillgång till och analyserar samtalsstatistik i TechTells adminportal. Den riktar sig till dig som är administratör eller intresserad av att följa upp effektiviteten och volymen i företagets kommunikation. Genom att granska samtalsdata kan du optimera processer, fördela resurser effektivt och identifiera områden för förbättring.

Så gör du – Hämta samtalsstatistik

Följ dessa steg för att hämta ut och granska samtalsstatistik i TechTells adminportal:

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till "Statistik": I vänstermenyn hittar du fliken "Statistik". Klicka på den.
3. Välj "Samtal": Under "Statistik" expanderar du valen och klickar på "Samtal" för att komma till översikten för samtalsstatistik.
4. Ange tidsperiod: Använd datumväljaren för att specificera vilken period du vill granska. Du kan välja fördefinierade intervall som "Idag", "Igår", "Senaste 7 dagarna" eller "Denna månad", alternativt ange ett anpassat datumintervall.
5. Filtrera data (valfritt):
   • Användare/Grupp: Filtrera statistik för specifika användare, avdelningar eller svarsgrupper.
   • Samtalstyp: Välj om du vill se inkommande, utgående eller alla samtal.
   • Växelnummer: Om ni har flera växelnummer kan du välja att se statistik för ett specifikt nummer.
6. Granska översikt: En grafisk översikt presenteras med data såsom totalt antal samtal, besvarade samtal, missade samtal och genomsnittlig samtalstid.
7. Detaljerad lista: Under översikten hittar du en detaljerad lista över alla samtal som matchar dina filter. Här kan du se information som starttid, sluttid, uppringare, mottagare, samtalstyp och samtalstid.
8. Exportera data: Om du vill analysera datan vidare i ett externt program, klicka på "Exportera" (oftast representerat av en nedladdningsikon) för att ladda ner statistiken som en CSV-fil.

Tips och best practice

• Regelbunden uppföljning: Granska din samtalsstatistik regelbundet (t.ex. veckovis eller månadsvis) för att snabbt identifiera trender och avvikelser.
• Segmentera data: Använd filterfunktionen för att bryta ner statistiken per avdelning eller grupp. Det ger dig en tydligare bild av prestationerna i olika delar av organisationen.
• Fokusera på missade samtal: En hög andel missade samtal kan indikera underbemanning under vissa perioder eller behov av att se över svarsgruppernas inställningar.
• Jämför perioder: Använd tidsperiodsväljaren för att jämföra nuvarande statistik med tidigare perioder för att mäta framsteg eller effekten av nya rutiner.
• Använd genomsnittlig samtalstid: En ovanligt hög eller låg genomsnittlig samtalstid kan vara en indikator på problem med samtalskvaliteten eller att handläggarna behöver ytterligare utbildning.

Felsökning

• Ingen data visas för vald period: Dubbelkolla tidsintervallet och eventuella filter. Se till att det finns samtal registrerade under den valda perioden och med de valda filtren.
• Värdena ser inte korrekta ut: Kontrollera att du är inloggad med rätt administratörsanvändare och att du har behörighet att se all relevant data. Om problemet kvarstår, kontakta TechTells kundservice på telefon 042-812 12 eller mejl kundservice@techtell.se.
• Exportera-knappen fungerar inte: Försök med en annan webbläsare eller kontrollera dina webbläsarinställningar för blockering av popup-fönster eller nedladdningar.

Vanliga frågor

Hur ofta uppdateras samtalsstatistiken?

Samtalsstatistiken uppdateras i realtid, vilket innebär att du kan se de senaste samtalen kort efter att de har avslutats.

Kan jag se statistik för en enskild användare?

Ja, du kan filtrera statistiken på enskilda användare för att få en detaljerad översikt över deras in- och utgående samtal.

Går det att schemalägga rapporter för samtalsstatistik?

För närvarande finns det ingen inbyggd funktion för schemalagd rapportering, men du kan enkelt exportera data manuellt vid behov.

Vad innebär "missade samtal" i statistiken?

"Missade samtal" avser inkommande samtal som inte besvarats av någon användare inom den konfigurerade tiden, eller som lämnats obesvarade innan systemet kopplade samtalet vidare till en annan instans (t.ex. röstbrevlåda).