Schemalagda rapporter

Översikt

Den här artikeln beskriver hur du schemalägger rapporter i TechTells adminportal för att få dem automatiskt levererade via e-post. Den riktar sig till administratörer och användare med behörighet att hantera rapporter som vill effektivisera sin rapportering och analysera sin telefoni- och kontaktcenterdata regelbundet.

Så gör du

Följ dessa steg för att schemalägga en rapport i TechTells adminportal:

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till "Rapporter": I huvudmenyn, lokalisera och klicka på avsnittet "Rapporter" eller motsvarande menyval för rapportgenerering.
3. Välj den rapport du vill schemalägga: Bläddra igenom listan över tillgängliga rapporter och välj den specifika rapport som du önskar schemalägga (t.ex. "Samtalsstatistik", "Köstatistik", "Agentprestanda").
4. Konfigurera rapportinställningar:
   • Tidsperiod: Ange vilken tidsperiod rapporten ska omfatta (t.ex. "Igår", "Senaste vecka", "Senaste månad").
   • Filter (om tillämpligt): Använd eventuella filter för att specificera data ytterligare (t.ex. en specifik kö, användare eller anknytning).
   • Rapportformat: Välj önskat filformat för rapporten (vanligtvis PDF eller CSV/Excel).
5. Aktivera schemaläggning: Leta efter knappen eller kryssrutan med texten "Schemalägg rapport" eller "Automatisera". Klicka på den för att öppna schemaläggningsinställningarna.
6. Definiera schemaläggningsfrekvens:
   • Frekvens: Välj hur ofta rapporten ska skickas (t.ex. "Dagligen", "Veckovis", "Månatligen").
   • Tidpunkt: Ange en specifik tid på dygnet då rapporten ska genereras och skickas.
   • Veckodag/Datum (vid behov): Om du valt veckovis eller månatlig frekvens, ange vilken veckodag eller vilket datum rapporten ska skickas.
7. Lägg till mottagaradresser: I fältet för e-postmottagare, ange de e-postadresser som ska motta rapporten. Du kan oftast ange flera adresser genom att separera dem med ett komma (",") eller semikolon (";").
8. Spara schemaläggningen: Bekräfta dina inställningar genom att klicka på "Spara" eller "Aktivera schemaläggning".

En bekräftelsemeddelande visas för att indikera att rapporten nu är schemalagd.

Tips och best practice

• Granska rapporter manuellt först: Innan du schemalägger en rapport, kör den manuellt ett par gånger för att säkerställa att innehållet och filtren är korrekta och uppfyller dina behov.
• Använd specifika mottagarlistor: Skapa dedikerade e-postgrupper i er organisation för olika rapporter, snarare än att ange individuella adresser. Detta underlättar hantering vid personalförändringar.
• Välj rätt frekvens: Överväg noggrant hur ofta du behöver data. För många rapporter kan leda till informationsöverbelastning, medan för få kan fördröja viktiga insikter.
• Dokumentera schemalagda rapporter: Håll en intern lista över vilka rapporter som är schemalagda, vem som får dem och varför.
• Regelbunden översyn: Se över dina schemalagda rapporter med jämna mellanrum för att säkerställa att de fortfarande är relevanta och att mottagarna är korrekta.

Felsökning

Rapporten kommer inte fram

• Kontrollera mottagarens skräppostmapp.
• Se till att e-postadressen är korrekt inskriven i schemaläggningen.
• Verifiera att den schemalagda tiden har passerat.
• Kontrollera att det inte finns några temporära driftstörningar via admin.techtell.se.

Felaktig data i rapporten

• Dubbelkolla de valda filtren och tidsperioden i rapportinställningarna.
• Många rapporter baseras på avslutade samtal eller stängda interaktioner. Om rapporten körs för "Idag" kan pågående händelser saknas.

Kan inte schemalägga en rapport

• Kontrollera dina användarrättigheter i adminportalen. Du kan behöva administratörsrättigheter eller specifik behörighet för rapportering. Kontakta din interna IT-avdelning eller kundservice@techtell.se vid osäkerhet.

Vanliga frågor

Kan jag schemalägga samma rapport med olika inställningar till olika mottagare?

Ja, du kan skapa flera schemaläggningar för samma rapport genom att konfigurera den med olika filter, tidsperioder eller mottagarlistor för varje unik schemaläggning.

Hur ändrar eller tar jag bort en schemalagd rapport?

Gå till sektionen för schemalagda rapporter i adminportalen (oftast under "Rapporter" eller en dedikerad "Schemaläggning"-flik). Där kan du redigera befintliga scheman eller ta bort dem.

Vilka format kan de schemalagda rapporterna skickas i?

Vanligtvis erbjuds format som PDF för översiktliga rapporter och CSV/Excel för detaljerad data som kan bearbetas vidare. Tillgängliga format visas i rapporthanteraren.