Kortnummerplan

Översikt

Denna artikel beskriver hur du skapar och hanterar en kortnummerplan i TechTells adminportal. Den riktar sig till administratörer som vill effektivisera intern kommunikation genom att tilldela korta, lättåtkomliga telefonnummer till medarbetare och funktioner inom organisationen.

Så gör du

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till "Nummerhantering": I menyn till vänster, hitta och klicka på avsnittet för "Nummerhantering".
3. Välj "Kortnummerplan": Inom "Nummerhantering", klicka på underkategorin "Kortnummerplan".
4. Skapa ett nytt kortnummer: Klicka på knappen "Lägg till nytt kortnummer" eller motsvarande knapp för att påbörja skapandet av ett kortnummer.
5. Ange kortnummer: I fältet för "Kortnummer" anger du det önskade kortnumret. Detta är numret som användare kommer att slå internt (t.ex. 101, 1234). Kontrollera att kortnumret inte redan används.
6. Välj destination: Välj den destination som kortnumret ska peka till. Detta kan vara:
   • En specifik intern användare: Välj användarens namn från rullgardinsmenyn.
   • En svarsgrupp: Välj den svarsgrupp som kortnumret ska ringa till.
   • En extern anknytning: Ange ett externt nummer som kortnumret ska dirigera till. Notera att detta kan medföra samtalskostnader.
   • En funktion: Till exempel en röstbrevlåda, ett IVR (interaktiv röstsvarsmeny) eller en konferens.
7. Ange beskrivning (valfritt): För att underlätta administrationen kan du ange en kort beskrivning av kortnumret (t.ex. "Supportavdelningen", "Kalle Anka").
8. Spara: Klicka på "Spara" för att bekräfta och aktivera det nya kortnumret.
9. Redigera/Ta bort: För att redigera ett befintligt kortnummer, klicka på ikonen för redigering (ofta en penna) bredvid kortnumret i listan. För att ta bort ett kortnummer, klicka på ikonen för borttagning (ofta en papperskorg).

Tips och best practice

• Håll det enkelt: Använd korta och lättkomliga kortnummer (t.ex. 3- eller 4-siffriga) för att minimera risken för fel.
• Konsekvent numrering: Försök att skapa en logisk struktur i er kortnummerplan. Exempelvis: 1XX för ledning, 2XX för support, 3XX för sälj.
• Interndokumentation: Kommunicera aktivt kortnummerplanen till alla anställda, exempelvis via ett internt dokument eller en central informationsyta.
• Regelbunden översyn: Se över er kortnummerplan med jämna mellanrum för att säkerställa att den fortfarande är aktuell och effektiv. Ta bort inaktuella kortnummer.

Felsökning

Kortnumret fungerar inte

Kontrollera att destinationen är korrekt inställd och att den valda användaren/gruppen är aktiv. Kontrollera även att kortnumret inte överlappar med något annat kortnummer eller en systemfunktion.

Kan inte spara nytt kortnummer

Se till att det angivna kortnumret är unikt och inte redan används i systemet.

Användare har svårt att komma ihåg kortnummer

Distribuera en tydlig lista över kortnummer till alla medarbetare. Överväg att använda kortare och mer intuitiva nummer.

Vanliga frågor

Vad är ett kortnummer?

Ett kortnummer är ett internt telefonnummer, oftast bestående av färre siffror än ett externt nummer, som används för att snabbt kunna nå andra interna anknytningar, svarsgrupper eller funktioner inom ett företag.

Kan jag koppla ett kortnummer till en extern mobiltelefon?

Ja, du kan koppla ett kortnummer till ett externt mobilnummer. Tänk dock på att detta kommer att generera samtalskostnader på samma sätt som ett vanligt externt samtal.

Hur många siffror bör mitt kortnummer ha?

TechTell rekommenderar kortnummer mellan 3 och 5 siffror för optimal användarvänlighet och för att undvika konflikter med framtida utbyggnader.

Kan jag koppla ett kortnummer till en TechTell svarsgrupp?

Absolut, det är ett vanligt användningsområde. Du kan enkelt välja en befintlig svarsgrupp som destination för ditt kortnummer.