Växelnummer

Hantering av Ditt Växelnummer i TechTells Tjänst

Denna artikel beskriver hur företagets huvudnummer, ofta benämnt som växelnummer, fungerar inom TechTells molnbaserade telefonitjänst. Den riktar sig till dig som är administratör och ansvarar för företagets telefonilösning samt till medarbetare som använder växelfunktionerna.

Så fungerar Ditt Växelnummer

Ditt växelnummer är det primära telefonnummer genom vilket externa parter når ditt företag. Inom TechTells system är detta nummer kopplat till en växel som kan hantera inkommande samtal på flera sätt, beroende på din konfiguration.

1. Inkommande Samtal: När en kund ringer ditt växelnummer dirigeras samtalet först till växeln.
2. Växelns Roll: Växeln fungerar som en central knutpunkt som, baserat på förinställda regler, bestämmer hur samtalet ska hanteras. Detta kan inkludera:
   • Automatiska Val (IVR): Kallas ofta "tryckval" eller "röstmeny". Kunder får alternativ att välja mellan för att komma till rätt avdelning eller person (t.ex. "tryck 1 för försäljning, tryck 2 för support").
   • Kölösningar: Samtal placeras i en kö tills en ledig medarbetare kan svara. Kunder kan få information om sin plats i kön eller uppskattad väntetid.
   • Direktvidarekoppling: Samtal dirigeras direkt till en specifik anknytning, flera anknytningar samtidigt, eller till en ringgrupp.
   • Öppettider: Växeln kan konfigureras att hantera samtal olika beroende på tid på dygnet eller veckodag (t.ex. hänvisa till röstbrevlåda efter kontorstid).
3. Utgående Samtal: När medarbetare ringer ut via TechTell-appen eller sin softphone, kan de välja att presentera företagets växelnummer som nummerpresentatör, även om det specifika utgående samtalet rings från en individuell anknytning. Detta skapar en enhetlig identitet för företaget.
4. Adminportalens Centrala Roll: Alla inställningar för hur växeln och växelnumret ska fungera konfigureras och justeras av en administratör via TechTells adminportal på admin.techtell.se.

Tips och best practice

• Tydlig Röstmeny: Designa en röstmeny som är enkel att förstå och navigerar kunderna effektivt till rätt avdelning. Undvik för många val.
• Aktuella Öppettider: Se till att öppettiderna i växeln alltid är uppdaterade, särskilt vid helgdagar eller avvikande öppettider.
• Informera Medarbetare: Gå igenom hur växeln fungerar med alla medarbetare som besvarar samtal, så de vet hur de ska hantera olika typer av samtal.
• Testa regelbundet: Ring ditt växelnummer externt för att själv uppleva kundens resa och säkerställa att allt fungerar som avsett.

Felsökning

• Kunder når inte fram / Samtal kopplas fel:
  • Kontrollera inställningarna för röstmenyer, ringgrupper och vidarekopplingsregler i adminportalen.
  • Verifiera att inga aktiva hänvisningar blockerar samtal.
• Nummerpresentatören visar fel nummer:
  • Se till att det korrekta växelnumret är inställt som utgående nummerpresentatör för relevanta anknytningar i adminportalen.
• Röstmeddelanden eller kömusik hörs inte:
  • Kontrollera att ljudfiler är korrekt uppladdade och kopplade i växelinställningarna via adminportalen.

Vanliga frågor

Kan vi ha mer än ett växelnummer?

Ja, det är möjligt att ha flera växelnummer kopplade till samma eller olika växelfunktioner inom TechTells system, beroende på behov. Kontakta kundservice@techtell.se för att diskutera specifika lösningar.

Hur ändrar vi hälsningsmeddelandet i växeln?

Hälsningsmeddelanden, röstmenyer och annan ljudkommunikation i växeln kan enkelt laddas upp och kopplas i TechTells adminportal under inställningarna för växeln.

Kan vi se hur många samtal som kommer in på växelnumret?

Ja, via statistikfunktionerna i TechTells adminportal kan du få detaljerad information om inkommande samtal till ditt växelnummer, inklusive antal samtal, svarsfrekvens och väntetider.

Vad händer om ingen svarar när någon ringer växelnumret?

Detta styrs av dina inställningar i adminportalen. Alternativen kan inkludera vidarekoppling till en röstbrevlåda, en annan anknytning, eller en extern mobiltelefon after en viss tid.