Vad är hänvisning?

Översikt

Den här artikeln förklarar vad hänvisning är inom TechTells molnbaserade telefonisystem och hur du effektivt använder funktionen för att styra inkommande samtal. Den riktar sig till alla användare som vill få bättre kontroll över sin tillgänglighet och samtalsbehandling.

Så gör du

Hänvisning är en funktion som låter dig automatiskt dirigera inkommande samtal baserat på din aktuella tillgänglighet eller arbetsstatus. Istället för att direkt svara bestämmer systemet vad som händer med samtalet, till exempel att det kopplas vidare, går till röstbrevlådan eller spelas upp ett meddelande.

1. Förstå grundprincipen: En hänvisning är en förinställd regel som aktiveras när du väljer en viss status. Den talar om för systemet hur inkommande samtal ska hanteras medan statusen är aktiv.
2. Olika typer av hänvisningar: TechTell erbjuder vanligtvis flera standardhänvisningar som "Möte", "Lunch", "Ledig", "Upptagen" eller "På resa". Dessa kan ofta anpassas med specifika åtgärder.
3. Välja en hänvisning via TechTell-appen:
   • Öppna TechTell-appen på din dator eller mobil.
   • Navigera till din profil eller statusmeny (ofta synlig med din bild eller initialer).
   • Välj önskad hänvisningsstatus från listan. Din nya status blir genast aktiv.
4. Välja en hänvisning via telefon: Med vissa uppsättningar kan du ändra din hänvisningsstatus genom att ringa ett specifikt servicenummer från din mobilanknytning och följa röstinstruktionerna. Kontrollera med din administratör för aktuella nummer.
5. Vad händer när en hänvisning är aktiv?:
   • Vidarekoppling: Samtalet kan kopplas till en kollega, en annan avdelning eller en extern telefon.
   • Röstbrevlåda: Samtal kan skickas direkt till din röstbrevlåda.
   • Meddelande: Den som ringer kan få höra ett förinspelat meddelande som informerar om din status, t.ex. "Jag har lunch fram till klockan 13:00."
   • Kötjänst: Om du ingår i en svarsgrupp kan hänvisningen signalera att du är "Upptagen" och samtalet skickas till nästa tillgängliga agent i kön.
6. Avsluta en hänvisning: Du återgår till din standardstatus (oftast "Tillgänglig") genom att välja den i TechTell-appen.

Tips och best practice

• Använd specifika meddelanden: Om din hänvisning skickar samtal till röstbrevlådan, se till att ha ett uppdaterat meddelande som informerar om varför du inte svarar och när du förväntas vara tillgänglig igen.
• Kommunikation internt: Informera dina kollegor om hur du använder hänvisningar, så att de vet vad de kan förvänta sig när de ringer dig när en hänvisning är aktiv.
• Tänk på kundupplevelsen: Designa dina hänvisningar så att den som ringer alltid får relevant information eller snabbt kommer i kontakt med rätt person. Att direkt koppla till en röstbrevlåda utan information kan uppfattas negativt.
• Planera i förväg: Om du vet att du kommer vara otillgänglig under en längre tid (t.ex. semester), aktivera en lämplig hänvisning i god tid.

Felsökning

Kan inte ändra hänvisning i appen

Kontrollera att du har en aktiv internetanslutning. Om problemet kvarstår, starta om appen och din enhet. Kontakta TechTells kundservice på 042-812 12 om problemet kvarstår.

Samtal vidarekopplas inte som förväntat

Kontrollera att den aktiva hänvisningen har rätt inställningar för vidarekoppling. Kontakta din tjänsteadministratör för att verifiera inställningarna i adminportalen (admin.techtell.se).

Ingen hör mina meddelanden

Se till att meddelandet har spelats in och sparats korrekt i hänvisningsinställningarna. Kontrollera volymen på din enhet om du testar själv.

Vanliga frågor

Kan jag ha olika hänvisningar för olika nummer?

Nej, en aktiv hänvisning påverkar generellt hur alla inkommande samtal till din anknytning hanteras, oavsett vilket nummer de ringer in på. Åtgärderna inom hänvisningen är dock ofta dynamiska och kan hantera olika scenarion.

Kan jag schemalägga att en hänvisning ska aktiveras och avaktiveras automatiskt?

TechTells lösning erbjuder flexibla schemaläggningsmöjligheter, men möjligheten att schemalägga individuella användarhänvisningar kan variera. Det här är ofta en inställning som hanteras av din administratör via admin.techtell.se. Kontakta din administratör för att se vilka möjligheter ni har.

Vad händer om jag glömmer att stänga av en hänvisning?

Om en hänvisning är aktiv fortsätter den att hantera samtal enligt sina inställningar. Det är viktigt att alltid avsluta en hänvisning när du återgår till normal tillgänglighet för att inte missa inkommande samtal.