E-faktura till företag

Översikt – Skicka E-fakturor från TechTell

Den här artikeln beskriver hur du som företagskund till TechTell kan skapa och skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) till dina kunder. Vi går igenom hur du går tillväga för att använda tjänsten och riktar oss till dig som vill effektivisera din faktureringsprocess.

Så gör du – Kom igång med e-fakturering

För att skicka e-fakturor via TechTell behöver du först aktivera tjänsten i din adminportal och sedan konfigurera dina inställningar.

1. Aktivera E-faktura-tjänsten:

   • Logga in på din TechTell adminportal på admin.techtell.se.
   • Navigera till avsnittet "Ekonomi" eller "Fakturering" (exakta namn kan variera beroende på din konfiguration).
   • Leta upp och aktivera "E-faktura" eller "Elektronisk Fakturering".

2. Konfigurera företagsinformation:

   • Se till att all din företagsinformation, såsom organisationsnummer, momsregistreringsnummer och adress, är korrekt ifylld under "Företagsinställningar" i adminportalen. Denna information används som avsändardata på dina e-fakturor.

3. Lägg till kundinformation:

   • För varje kund du vill skicka e-fakturor till måste du lägga till deras uppgifter under "Kunder" eller "Kontakter".
   • Viktiga fält att fylla i är kundens organisationsnummer eller GLN (Global Location Number), samt eventuell referensinformation de kräver. TechTell stödjer fakturering via Peppol och Svefaktura, vilket innebär att din kunds mottagningsadress (oftast GLN eller organisationsnummer) är avgörande.

4. Skapa en ny faktura:

   • Gå till "Skapa ny faktura" i faktureringsmodulen.
   • Välj den kund du vill fakturera från din kundlista. Systemet kommer automatiskt att hämta relevanta uppgifter.
   • Fyll i fakturans innehåll: Artiklar, beskrivning, antal, pris, moms och eventuella rabatter.

5. Granska och välj leveranssätt:

   • Innan du skickar, granska fakturan noggrant.
   • Under "Leveranssätt" eller "Skicka faktura" väljer du "E-faktura". Systemet kommer då att försöka identifiera om kunden kan ta emot fakturan via Peppol eller Svefaktura baserat på de uppgifter du angett.

6. Skicka fakturan:

   • Bekräfta att du vill skicka fakturan. Statusen för fakturan kommer att uppdateras till "Skickad" och du kan följa leveransstatusen i din adminportal.

Tips och best practice

• Kontrollera kundens förmåga: Innan du skickar en e-faktura första gången, förvissa dig om att din kund har kapacitet att ta emot e-fakturor via Peppol eller Svefaktura. Detta sparar tid och undviker returer.
• Använd korrekta referenser: Många företag kräver specifika referenser (t.ex. beställarreferens) på sina fakturor. Se till att du inkluderar dessa för att undvika fördröjningar i betalningen.
• Regelbunden uppdatering: Håll dina kundregister uppdaterade med aktuella organisationsnummer och GLN för att säkerställa smidig leverans.
• Utnyttja automatisering: Om du har återkommande fakturering, utforska möjligheterna till schemalagd fakturering inom TechTells system.

Felsökning

• Fakturan fastnar i "Ej skickad"-status: Kontrollera att alla obligatoriska fält är ifyllda och att kundens organisationsnummer/GLN är korrekt.
• Kunden har inte mottagit e-fakturan: Kontrollera leveransstatus i adminportalen. Om den visar "Levererad" kan kunden behöva kontrollera sin e-fakturamottagarportal eller skräppost. Om den är "Nekad" kan det bero på felaktig mottagaradress eller att kunden inte är registrerad för e-faktura via den valda kanalen. För att få mer information, kontakta TechTells kundservice på 042-812 12 eller kundservice@techtell.se.
• Felmeddelande vid försök att skicka: Notera det exakta felmeddelandet och kontakta vår support med informationen för snabbare hjälp.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan Peppol och Svefaktura?

Peppol är ett internationellt nätverk för elektronisk dokumentutväxling, inklusive e-fakturor, som gör det möjligt för företag att skicka och ta emot dokument även över landsgränserna. Svefaktura är en äldre svensk standard för e-fakturor, som används primärt inom Sverige. Båda syftar till att möjliggöra elektronisk fakturering, men Peppol är den standard som rekommenderas av bland annat digg (Myndigheten för digital förvaltning) och har bredare användning.

Kan jag skicka e-fakturor till privatpersoner?

Nej, TechTells e-fakturatjänst är avsedd för B2B-fakturering (företag till företag) via standards som Peppol och Svefaktura. Dessa standarder kräver att mottagaren är registrerad som en organisation.

Hur får jag besked om en e-faktura har levererats?

I TechTells adminportal, under "Fakturor" eller "Fakturaöversikt", kan du se statusen för varje skickad faktura. Här framgår det om fakturan har levererats, om den har nekats eller om den fortfarande är under behandling.