Grupper och avdelningar

Översikt – Hantera Grupper och Avdelningar i TechTells Adminportal

Denna artikel beskriver hur du som administratör organiserar och strukturerar din organisations användare och funktioner effektivt i TechTells tjänster genom att skapa och hantera grupper och avdelningar. Den riktar sig till dig som är systemadministratör för TechTell-tjänsten.

Så gör du – Skapa och Hantera Grupper och Avdelningar

Att strukturera din organisation med grupper och avdelningar är centralt för att effektivisera kommunikation och administration. Följ stegen nedan i TechTells adminportal för att hantera dessa.

Logga in i Adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
Navigera till "Grupper och Avdelningar": I huvudmenyn till vänster, hitta och klicka på avsnittet som heter "Grupper och Avdelningar".
Skapa en ny grupp/avdelning:
- Klicka på knappen "Skapa ny grupp" eller "Skapa ny avdelning" (beroende på vad du vill skapa).
- Ange ett unikt och beskrivande namn för gruppen/avdelningen (t.ex. "Säljavdelningen", "Supportkö", "Intern mötesgrupp").
- Välj önskade inställningar för gruppen/avdelningen. Detta kan inkludera:
  - Typ av grupp: T.ex. svarsgrupp, meddelandegrupp, mötesgrupp.
  - Kopplade användare: Lägg till de användare som ska tillhöra gruppen/avdelningen.
  - Öppettider och röstbrevlådor: Konfigurera eventuella specifika tider och meddelanden.
  - Köningslogik: Om det är en svarsgrupp, definiera hur samtal ska fördelas.
Redigera befintlig grupp/avdelning:
- I listan över grupper/avdelningar, hitta den du vill ändra.
- Klicka på namnet eller redigeringsikonen (oftast en penna) bredvid namnet.
- Gör önskade ändringar och spara sedan.
Ta bort grupp/avdelning:
- Välj den grupp/avdelning du vill ta bort från listan.
- Klicka på papperskorgsikonen eller knappen "Ta bort".
- Bekräfta borttagningen. Observera att borttagning är permanent.
Tilldela användare till grupper/avdelningar:
- Du kan antingen göra detta direkt när du skapar eller redigerar en grupp/avdelning.
- Alternativt kan du gå till menyn "Användare", välja en specifik användare och sedan tilldela dem till relevanta grupper/avdelningar därifrån.

Tips och best practice

Namngivningskonventioner: Använd konsekventa och tydliga namn för dina grupper och avdelningar för enklare administration och igenkänning.
Minimalistisk struktur: Skapa inte fler grupper/avdelningar än nödvändigt. En enklare struktur är oftast lättare att underhålla.
Regelbunden revision: Gå igenom dina grupper och avdelningar regelbundet (t.ex. kvartalsvis) för att säkerställa att de speglar organisationens nuvarande struktur och behov. Ta bort inaktiva eller irrelevanta grupper.
Testa ändringar: Om du gör större ändringar i en svarsgrupp eller kö, testa alltid funktionen genom att ringa in för att säkerställa att allt fungerar som förväntat.

Felsökning

Gruppen syns inte i TechTell-appen: Kontrollera att gruppen är aktiv och att användaren är tilldelad till gruppen i adminportalen. Synkronisering kan ibland ta några minuter.
Samtal kopplas inte rätt till en grupp: Granska köinställningarna, öppettiderna och användartilldelningen för gruppen i adminportalen.
Kan inte ta bort en grupp: En grupp kan inte tas bort om den fortfarande har aktiva kopplingar, t.ex. till en vidarekopplingsregel eller en användare som primär grupp. Koppla först bort dessa.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan en grupp och en avdelning i TechTell?

En avdelning är primärt en organisationsenhet för att strukturera företagets användare och visas ofta i t.ex. företagskatalogen. En grupp är mer funktionsdriven och används för att hantera specifika funktioner som svarsgrupper, chattgrupper eller mötesgrupper. En användare kan tillhöra flera grupper men oftast bara en avdelning.

Kan jag ha subgrupper eller hierarkiska avdelningar?

I TechTells adminportal hanteras grupper och avdelningar som separata enheter. Du kan inte direkt skapa hierarkiska "subgrupper" under andra grupper. Däremot kan du namnge grupper på ett sätt som indikerar en koppling, t.ex. "Försäljning Stockholm" och "Försäljning Göteborg".

Vissa användare kan inte se eller hantera samtal i en grupp de tillhör, varför?

Kontrollera att användaren har de nödvändiga behörigheterna tilldelade i adminportalen för den specifika grupptypen. För svarsgrupper krävs att användaren är "Agent" i gruppen och har korrekt licenstyp.

Hur länge tar det innan ändringar i grupper/avdelningar blir synliga?

De flesta ändringar i adminportalen, inklusive skapande och redigering av grupper/avdelningar, synkroniseras omedelbart eller inom några minuter till TechTell-appen och systemet. Vid större ändringar kan det dröja upp till 15 minuter. Om du upplever att en ändring inte slagit igenom, prova att logga ut och in igen i TechTell-appen.