Öppettider och scheman

Översikt

Denna artikel beskriver hur du som administratör hanterar öppettider och scheman i TechTells system. Rätt inställningar för öppettider är avgörande för att samtal och meddelanden ska hanteras korrekt, oavsett om företaget är öppet, stängt eller om det är en helgdag. Den riktar sig till dig som är systemadministratör hos TechTell och ansvarar för företagets telefonilösning.

Så gör du

Grundläggande öppettider

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till "Öppettider & Scheman": I huvudmenyn, lokalisera och klicka på "Öppettider & Scheman".
3. Välj arbetsvecka: Standardinställningen för arbetsveckan visas. Här definierar du när ni är öppna under ordinarie veckodagar (måndag–fredag).
4. Ange öppna tider: För varje veckodag där ni är öppna, specificera start- och sluttid.
   • Exempel: Måndag 08:00 – 17:00, Tisdag 08:00 – 17:00 osv.
5. Ange stängda tider: Om ni har specifika lunchstängningar eller andra återkommande stängningar under arbetsdagen, kan dessa konfigureras som undantag inom den öppna tiden.
6. Spara ändringar: Klicka på "Spara" för att tillämpa de nya grundläggande öppettiderna.

Hantera helgdagar och speciella stängningar

1. Gå till "Helgdagar": Under "Öppettider & Scheman" finns en flik eller sektion för "Helgdagar" eller "Särskilda datum".
2. Lägg till ny helgdag: Klicka på "Lägg till helgdag" eller motsvarande knapp.
3. Specificera datum och namn: Ange datumet för helgdagen (t.ex. 2024-12-24) och ge den ett beskrivande namn (t.ex. "Julafton").
4. Välj typ av stängning: Bestäm om det är en heldagsstängning eller en stängning under delar av dagen.
5. Upprepa för alla relevanta datum: Lägg till alla nationella helgdagar och eventuella interna stängningsdagar.
6. Spara ändringar: Se till att spara alla tillagda helgdagar.

Skapa anpassade scheman (vid behov)

1. Gå till "Anpassade scheman": Om ni har avdelningar med avvikande öppettider, eller behöver hantera specifika perioder (t.ex. sommartider), använd funktionen för anpassade scheman.
2. Skapa nytt schema: Klicka på "Skapa nytt schema".
3. Definiera schemats period: Ange start- och slutdatum för det anpassade schemat.
4. Konfigurera tider: Följ samma princip som för grundläggande öppettider, men applicera dem specifikt för detta schema.
5. Koppla schemat till svarsgrupper/anknytningar: När schemat är skapat, kan det tilldelas specifika svarsgrupper, anknytningar eller köer i systemet.

Tips och best practice

• Dubbelkolla inställningarna: Gå igenom alla öppettider och helgdagar minst en gång per kvartal, och alltid före större helger.
• Kommunicera ändringar: Säkerställ att berörda medarbetare informeras om kommande ändringar i öppettider.
• Testa flödena: Efter större ändringar, ring in till växeln utifrån för att kontrollera att samtalen dirigeras korrekt under olika tidpunkter (öppet, stängt, helg).
• Använd automatiserade meddelanden: Konfigurera röstmeddelanden eller kömeddelanden som informerar inringande om avvikande öppettider.

Felsökning

Samtal går till fel ställe under öppet/stängt

• Kontrollera tidzon: Säkerställ att systemets tidzon är korrekt inställd och matchar er lokala tid.
• Överlappande scheman: Se efter om det finns flera scheman (t.ex. anpassade scheman och helgdagar) som kan överlappa och skapa konflikter. Ett specifikt datumschema (helgdag) prioriteras oftast över ett generellt veckoschema.
• Felaktiga datum/tider: Granska de exakta start- och sluttiderna samt datum för helgdagar. En minuts skillnad kan göra stor skillnad.

Helgdag fungerar inte som förväntat

• Datum saknas eller är felaktigt: Kontrollera att helgdagen är korrekt inlagd med rätt datum.
• Helgdag ej aktiverad: Säkerställ att statusen för helgdagen är "aktiv".

Vanliga frågor

Kan jag ha olika öppettider för olika avdelningar?

Ja, det kan du. Genom att använda "Anpassade scheman" kan du skapa specifika öppettider för olika svarsgrupper, såsom sälj, support eller reception. Dessa scheman tilldelas sedan respektive enhet via inställningarna för svarsgruppen i adminportalen.

Vad händer om jag glömmer att lägga in en helgdag?

Om en helgdag inte är inlagd, kommer systemet att behandla den dagen som en vanlig arbetsdag enligt era grundläggande öppettider. Detta innebär att samtal dirigeras som vanligt under denna dag, vilket kan leda till att samtal inte besvaras eller leds till fel funktion.

Hur ändrar jag öppettiderna tillfälligt för en dag?

För tillfälliga ändringar rekommenderas att du använder funktionen för "Helgdagar" eller "Särskilda datum". Lägg in det specifika datumet som en helgdag oavsett om det är en nationell helgdag eller inte. Detta åsidosätter de ordinarie öppettiderna för just den dagen. Glöm inte att ta bort eller justera datumet när perioden är över.