Importera användare via CSV

Översikt

Den här guiden beskriver steg för steg hur du importerar flera användare samtidigt till TechTells företagstelefoniplattform med hjälp av en standardiserad CSV-fil. Den riktar sig till dig som är systemadministratör för TechTells tjänster och behöver effektivisera administrationen av användarkonton.

Så gör du

1. Förbered din CSV-fil:

   • Öppna ett kalkylprogram (t.ex. Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc).
   • Skapa följande kolumnrubriker i den första raden (exakt stavning och ordning är viktig): Förnamn, Efternamn, E-post, Mobilnummer, Avdelning, Roll.
   • Fyll i information för varje användare på en ny rad.
     • Förnamn: Användarens förnamn (obligatoriskt).
     • Efternamn: Användarens efternamn (obligatoriskt).
     • E-post: Användarens e-postadress (obligatoriskt, används för inloggning).
     • Mobilnummer: Användarens mobilnummer i internationellt format (t.ex. +46701234567). Detta nummer används för mobilanknytningen.
     • Avdelning: (Valfritt) Vilken avdelning användaren tillhör.
     • Roll: (Valfritt) Användarens roll i organisationen.
   • Spara filen i CSV-format (kommaseparerad). Se till att teckenkodningen är UTF-8 för att undvika problem med specialtecken (å, ä, ö).

2. Logga in i adminportalen:

   • Navigera till admin.techtell.se.
   • Logga in med dina administratörsuppgifter.

3. Gå till användarhantering:

   • I huvudmenyn, lokalisera och klicka på "Användare" eller "Användarhantering".

4. Välj importfunktion:

   • Leta efter en knapp eller länk som heter "Importera användare" eller "Ladda upp CSV".

5. Ladda upp din CSV-fil:

   • Klicka på "Välj fil" eller "Bläddra" och välj din förberedda CSV-fil från din dator.

6. Granska och bekräfta importen:

   • Systemet kommer att visa en förhandsgranskning av de användare som kommer att importeras.
   • Kontrollera att all data ser korrekt ut och att inga fel har upptäckts.
   • Bekräfta importen.

7. Meddelande om slutförd import:

   • Du kommer att få ett meddelande när importen är klar, eventuellt med information om antalet importerade användare och eventuella fel.

Tips och best practice

• Validera e-postadresser och mobilnummer: Se till att alla kolumner för e-post och mobilnummer är unika och korrekt formaterade. Detta är avgörande för att användarna ska kunna logga in och använda sin mobilanknytning.
• Använd UTF-8 teckenkodning: Undvik problem med svenska tecken (å, ä, ö) genom att alltid spara din CSV-fil med UTF-8 teckenkodning.
• Förbered din fil noggrant: En korrekt fil sparar tid och minskar risken för manuella fel efter importen. Gör en testimport med en mindre uppsättning data om du är osäker.
• Mindre är mer till en början: Om du importerar ett mycket stort antal användare för första gången, överväg att dela upp filen i mindre delar för att enklare kunna identifiera och åtgärda eventuella problem.

Felsökning

• Ogiltigt filformat: Kontrollera att filen verkligen är sparad som .csv och att den inte är skadad.
• Felaktiga kolumnrubriker: Se till att kolumnrubrikerna matchar exakt de som specificerats: Förnamn, Efternamn, E-post, Mobilnummer, Avdelning, Roll. Versaler och gemener spelar roll.
• Dubbla e-postadresser/mobilnummer: Systemet kan inte hantera dubbletter. Se till att varje användare har en unik e-postadress och ett unikt mobilnummer.
• Teckenkodningsfel: Om svenska tecken (å, ä, ö) visas felaktigt efter import, är filen troligen inte sparad med UTF-8 kodning. Öppna filen i ditt kalkylprogram och spara om den med rätt teckenkodning.
• Importen misslyckas utan tydligt felmeddelande: Kontakta kundservice@techtell.se för assistans.

Vanliga frågor

Vad händer efter att användarna har importerats?

När användarna har importerats skapas deras konton i TechTells system. De får vanligtvis ett välkomstmeddelande eller instruktioner via e-post om hur de loggar in i TechTell-appen och aktiverar sin mobilanknytning.

Kan jag uppdatera befintliga användare med en CSV-fil?

Nej, CSV-importfunktionen är i första hand avsedd för att skapa nya användare. För att uppdatera befintliga användare rekommenderas att göra detta manuellt via adminportalen, eller kontakta TechTells kundservice för alternativ.

Vilka kolumner är obligatoriska i CSV-filen?

Förnamn, Efternamn och E-post är obligatoriska fält. Mobilnummer är obligatoriskt om du vill att användaren ska ha en mobilanknytning direkt vid import.

Hur länge tar det innan användarna är aktiva efter import?

Importen sker vanligtvis direkt. Så snart importen är bekräftad i adminportalen är användarkontona skapade och klara att användas. Eventuella e-postmeddelanden för aktivering skickas ut kort efter importen.