Inspelning av samtal

Översikt

Denna artikel beskriver hur administratörer kan aktivera och hantera samtalsinspelning för både enskilda användare och svarsgrupper/köer inom TechTells plattform. Den riktar sig till dig som är systemadministratör för TechTells tjänster och vill kontrollera inspelningsfunktionaliteten.

Så gör du

Aktivering av samtalsinspelning för användare

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till användarhantering: I vänstermenyn, klicka på "Användare".
3. Välj användare: Sök fram den användare du vill aktivera samtalsinspelning för och klicka på användarens namn.
4. Gå till inställningar för telefoni: I användarprofilen, välj fliken "Telefoni".
5. Aktivera inspelning: Leta upp sektionen för samtalsinspelning. Markera kryssrutan bredvid "Aktivera samtalsinspelning".
6. Välj inspelningsläge (om tillgängligt): Om det finns alternativ för inspelningsläge (t.ex. "Alltid", "På begäran"), välj det som passar bäst. Observera att tillgängliga lägen kan variera beroende på konfiguration.
7. Spara ändringarna: Klicka på "Spara" längst ner på sidan för att bekräfta inställningarna.

Aktivering av samtalsinspelning för svarsgrupper/köer

1. Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
2. Navigera till grupper: I vänstermenyn, klicka på "Grupper" (eller "Svarsgrupper"/"Köer" beroende på din konfiguration).
3. Välj svarsgrupp/kö: Sök fram den svarsgrupp eller kö du vill aktivera samtalsinspelning för och klicka på namnet.
4. Gå till inställningar för samtal: I gruppinställningarna, välj fliken som rör samtalshantering eller specifik konfiguration för svarsgrupper.
5. Aktivera inspelning: Leta upp sektionen för samtalsinspelning. Markera kryssrutan bredvid "Aktivera inspelning av samtal".
6. Spara ändringarna: Klicka på "Spara" för att bekräfta inställningarna. Samtal som passerar genom denna svarsgrupp/kö kommer nu att spelas in.

Tips och best practice

• Informera alltid: Se till att alla parter i samtalet informeras om att samtalet spelas in, i enlighet med gällande lagstiftning och GDPR. Detta kan ofta hanteras via en inspelningstext i er svarsgrupp/kö.
• Granska inspelningsbehov: Aktivera endast samtalsinspelning där det finns ett tydligt affärsbehov eller legala krav, för att minimera datamängden och underlätta hanteringen.
• Regelbundna granskningar: Granska regelbundet vilka användare och svarsgrupper som har inspelning aktiverad för att säkerställa att inställningarna fortfarande är relevanta.
• Åtkomstkontroll: Kontrollera vilka användare som har behörighet att lyssna på inspelade samtal. Detta hanteras oftast via rollbaserade behörigheter i adminportalen.
• Lagringstid: Var medveten om TechTells standard för lagringstid för inspelade samtal och eventuella anpassade avtal ni har.

Felsökning

Inspelning startar inte för en användare

• Kontrollera att "Aktivera samtalsinspelning" är markerad i användarens profil under fliken "Telefoni".
• Se till att användaren inte har någon personlig inställning som åsidosätter inspelningen (t.ex. "Inaktivera all inspelning").

Inspelning saknas för samtal via svarsgrupp/kö

• Verfiera att "Aktivera inspelning av samtal" är markerad för den specifika svarsgruppen/kön i adminportalen.
• Kontrollera eventuella underliggande inställningar i svarsgruppen som kan påverka inspelning.

Kan inte hitta inspelade samtal

• Se till att du har rätt behörigheter för att söka och lyssna på samtal (oftast via "Samtalshistorik" eller "Inspelningar" i din egen portal eller TechTell-appen).
• Kontrollera tidsintervallet och filtreringsalternativen när du söker efter samtal.

Vanliga frågor

F: Kan jag välja att spela in bara inkommande eller utgående samtal?

S: Som standard spelas alla samtal (inkommande och utgående) in när funktionen är aktiverad på en användare eller svarsgrupp. Specifika inställningar för att skilja på inkommande/utgående inspelning är inte standard utan kan bero på avancerad konfiguration.

F: Var lagras de inspelade samtalen?

S: Inspelade samtal lagras säkert i TechTells molninfrastruktur i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och svenska datalagringslagar. De är tillgängliga via adminportalen eller den enskilda användarens portal om behörighet finns.

F: Hur länge sparas inspelningarna?

S: Standardlagringstiden för inspelningar är X dagar (ersätt X med er standardtid, t.ex. 90-180 dagar) om inget annat avtalats. Det är möjligt att ha längre lagringstider enligt överenskommelse. Kontakta kundservice@techtell.se för att diskutera anpassade lagringstider.

F: Hur kan jag lyssna på inspelade samtal?

S: Administratörer kan lyssna på inspelade samtal via adminportalen under "Samtalshistorik" eller en dedikerad "Inspelningar"-modul. Användare med behörighet kan lyssna på sina egna inspelningar via TechTell-appen eller sin webbportal.