Växelmeddelanden och prompts

Översikt

Den här artikeln beskriver hur du som administratör hanterar växelmeddelanden och prompts för er TechTell-växel. Här får du instruktioner för att ladda upp befintliga ljudfiler eller spela in nya meddelanden direkt i adminportalen. Målet är att säkerstäälla en professionell och enhetlig kommunikation med era inringande kunder.

Så gör du

Ladda upp ett växelmeddelande

1. Logga in på TechTells adminportal: admin.techtell.se.
2. Navigera till "Växelkonfiguration" i huvudmenyn.
3. Klicka på "Meddelanden och prompts".
4. Välj fliken "Ladda upp nytt meddelande".
5. Ge meddelandet ett tydligt och beskrivande namn, t.ex. "Öppettider – Påskveckan" eller "Välkomstmeddelande – Huvudväxel".
6. Klicka på "Välj fil" och bläddra till den ljudfil du vill ladda upp.
   • Stödjer format: WAV (PCM, 8kHz, 16-bit, mono) eller MP3 (upp till 192kbps).
   • Max fillstorlek: 10 MB.
7. Bekräfta uppladdningen genom att klicka på "Ladda upp".

Spela in ett växelmeddelande direkt i portalen

1. Logga in på TechTells adminportal: admin.techtell.se.
2. Navigera till "Växelkonfiguration" i huvudmenyn.
3. Klicka på "Meddelanden och prompts".
4. Välj fliken "Spela in nytt meddelande".
5. Ge meddelandet ett tydligt och beskrivande namn.
6. Välj den enhet (mikrofon) du vill använda för inspelningen i rullgardinsmenyn.
7. Klicka på "Starta inspelning" och tala in ditt meddelande.
8. Klicka på "Stoppa inspelning" när du är klar.
9. Spela upp inspelningen för att granska den. Om du är nöjd, klicka på "Spara". Om inte, klicka på "Spela in igen" och upprepa steg 7 och 8.

Tips och best practice

• Kvalitet är avgörande: Se till att inspelade meddelanden har god ljudkvalitet och är fria från bakgrundsbrus. Använd en bra mikrofon om du spelar in själv.
• Korta och tydliga meddelanden: Håll meddelandena koncisa och rakt på sak. Undvik onödig information.
• Regelbunden granskning: Gå igenom era växelmeddelanden regelbundet för att säkerställa att de är aktuella och korrekta, särskilt vid helgdagar eller ändrade öppettider.
• Enhetlig röst: Om möjligt, använd samma röst för alla meddelanden för att skapa ett enhetligt och professionellt intryck.
• Använd namnkonventioner: Skapa en standard för hur ni namnger era meddelanden (t.ex. "Välkommen – Huvudval", "Öppettider – Sommar") för enklare administration.

Felsökning

Ljudfilen spelas inte upp korrekt

• Kontrollera att filformatet är WAV (PCM, 8kHz, 16-bit, mono) eller MP3 (upp till 192kbps). Andra format stöds inte.
• Verifiera filstorleken; den får inte överstiga 10 MB.
• Om du konverterat filen, prova att lyssna på den i en lokal mediaspelare för att säkerställa att själva ljudfilen inte är skadad.

Problem med inspelning via webbläsaren

• Mikrofonåtkomst: Se till att din webbläsare (t.ex. Chrome, Edge, Firefox) har behörighet att använda din mikrofon. Detta brukar vara en inställning i webbläsarens integritetsinställningar.
• Val av mikrofon: Kontrollera att rätt mikrofon är vald i rullgardinsmenyn i adminportalen.
• Externa enheter: Om du använder ett headset, försäkra dig om att det är korrekt anslutet och fungerar med din dator.

Meddelandet hörs inte i växeln efter uppladdning/inspelning

• Har du tilldelat det nya meddelandet till rätt växelsteg (t.ex. välkomstmeddelande, kömeddelande, hänvisning)? Meddelandena lagras i portalen men måste sedan aktiveras i er växelkonfiguration.
• Kontrollera inställningarna för växelrutten där meddelandet ska spelas upp.

Vanliga frågor

Hur långa kan växelmeddelanden vara?

Ljudfilerna kan vara upp till 10 MB stora. Generellt rekommenderar vi dock att meddelanden är så korta och koncisa som möjligt för att inte testa den inringandes tålamod.

Kan jag schemalägga olika meddelanden för olika tider på dygnet eller veckans dagar?

Ja, det är fullt möjligt. Genom att konfigurera öppettider och specifika flöden i er växelkonfiguration kan ni koppla olika växelmeddelanden till olika scheman. Detta görs under "Växelkonfiguration" och sedan i era specifika växelval.

Vad gör jag om jag behöver hjälp med att spela in professionella meddelanden?

Vi på TechTell erbjuder inte inspelningstjänster direkt, men vi kan hänvisa er till partners som specialiserar sig på professionella röstinspelningar. Kontakta kundservice@techtell.se för mer information.