Talsvarsmenyer (IVR)

Översikt

Den här artikeln beskriver hur du konfigurerar och hanterar talsvarsmenyer (IVR – Interactive Voice Response) i TechTells adminportal. Den riktar sig till dig som är administratör och vill skapa effektiva navigeringsvägar för inkommande samtal, vilket förbättrar kundupplevelsen och effektiviserar er ärendehantering.

Så gör du

Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
Navigera till Talsvarsmenyer: I huvudmenyn, välj "Talsvar" eller "IVR-menyer".
Skapa ny talsvarsmeny: Klicka på "Skapa ny talsvarsmeny" eller motsvarande knapp. Ge menyn ett tydligt och beskrivande namn, t.ex. "Huvudmeny", "Supportmeny" eller "Säljmeny".
Ladda upp eller spela in talsvarshälsning:
- Ladda upp: Rekommenderas för professionella inspelningar. Välj "Ladda upp ljudfil" och se till att filen är i ett kompatibelt format (t.ex. WAV eller MP3).
- Text till tal (TTS): Skriv in texten som ska läsas upp. Välj önskad röst och språk. Detta är snabbt och enkelt men kan låta mindre professionellt än en inspelad röst.
- Spela in via telefon: Följ instruktionerna för att ringa in och spela in din hälsning direkt via telefonen.
Konfigurera menyval: För varje menyval (t.ex. "Tryck 1 för sälj", "Tryck 2 för support"):
- Välj knappen som ska tryckas (0-9, *, #).
- Välj vart samtalet ska dirigeras:
  - Kötjänst: För att dirigera till en grupp agenter (t.ex. säljavdelningen).
  - Användare/Anknytning: För att dirigera till en specifik anställd.
  - Röstbrevlåda: För att lämna ett meddelande.
  - En annan talsvarsmeny: För att skapa en undermeny.
  - Externt nummer: För att vidarekoppla till ett externt telefonnummer.
  - Koppla ner: För att avsluta samtalet.
- Lägg till en kort beskrivning för varje val för att underlätta översikten.
Hantera timeout och repeterande hälsning:
- Timeout: Bestäm hur länge systemet ska vänta på ett val innan det agerar (t.ex. upprepar hälsningen eller dirigerar vidare).
- Repetera hälsning: Välj om talsvarshälsningen ska upprepas vid timeout, och hur många gånger.
- Åtgärd vid ingen knapptryckning: Konfigurera vad som ska hända om inget val görs efter angivna repetitioner/timeout (t.ex. skicka till kö eller röstbrevlåda).
Spara ändringar: Klicka på "Spara" eller "Uppdatera" för att aktivera talsvarsmenyn.
Tillämpa talsvaret på ett nummer: Gå till "Inkommande samtal" eller "Nummerhantering" i adminportalen och koppla din nya talsvarsmeny till det önskade inkommande telefonnumret.

Tips och best practice

Håll det kort och koncist: Långa talsvarshälsningar kan frustrera inringare. Presentera valen tydligt och snabbt.
Logisk struktur: Designa menyn med kunden i åtanke. De vanligaste ärendena bör vara lättillgängliga.
Erbjud alltid nödutgång: Se till att det finns en väg till en mänsklig agent eller en röstbrevlåda om kunden inte hittar rätt.
Informera om öppettider: Om relevanta köer eller avdelningar har specifika öppettider, inkludera detta i talsvaret.
Testa noggrant: Ring in till systemet och testa varje menyval för att säkerställa att allting fungerar som förväntat.

Felsökning

Samtal kopplas ner oväntat: Kontrollera att det finns en åtgärd konfigurerad för "ingen knapptryckning" efter timeout, eller att en ändstation är definierad för varje val.
Inringare når fel avdelning: Dubbelkolla kopplingen mellan menyval och destination (kö, användare etc.).
Ljudkvalitet på talsvar är dålig: Kontrollera ljudfilen om den är uppladdad. Använd en professionell inspelning för bästa resultat. Har du använt TTS, prova att justera texten eller rösten.
Talsvar aktiveras inte på nummer: Se till att talsvarsmenyn är kopplad till det inkommande numret i "Nummerhantering".

Vanliga frågor

Hur kan jag ändra talsvarshälsningen utan att störa den aktiva menyn?

Du kan ladda upp en ny ljudfil eller spela in en ny text till tal-hälsning när som helst i adminportalen. Ändringarna träder i kraft direkt när du sparar dem. För att undvika avbrott, förbered och testa din nya hälsning innan du aktiverar den.

Kan jag ha olika talsvarsmenyer baserat på tid på dygnet?

Ja, det är möjligt. Du kan skapa flera talsvarsmenyer (t.ex. "Öppettider" och "Stängt") och sedan koppla dessa till dina inkommande nummer med hjälp av tidstyrning i adminportalen. Detta gör att rätt talsvar spelas upp automatiskt beroende på tid och dag.

Finns det en gräns för hur många menyval jag kan ha?

TechTell stödjer generellt upp till 10 menyval (0-9) per nivå. För att inte överbelasta inringaren med för många val rekommenderar vi dock att hålla antalet val så begränsat som möjligt och eventuellt använda undermenyer för mer komplexa strukturer.