Hänvisningsprofiler

Översikt

Den här artikeln beskriver hur du som administratör skapar och hanterar hänvisningsprofiler i TechTells adminportal. Hänvisningsprofiler möjliggör standardiserade statusar för medarbetare, vilket förenklar hanteringen av inkommande samtal och den interna kommunikationen för hela organisationen. Den riktar sig till dig som är systemadministratör eller har behörighet att hantera hänvisningar för företaget.

Så gör du

Logga in i adminportalen: Gå till admin.techtell.se och logga in med dina administratörsuppgifter.
Navigera till Hänvisningar: I vänstermenyn, under "Inställningar", klicka på "Hänvisningar". Här får du en översikt över befintliga hänvisningsprofiler.
Skapa en ny hänvisningsprofil: Klicka på "Ny hänvisningsprofil" eller ikonen för att lägga till en ny profil.
Ange grundinformation:
- Namn: Ge profilen ett tydligt namn, t.ex. "På lunch", "I möte", "Sjuk".
- Beskrivning: Lägg till en kort beskrivning av profilen och dess syfte.
- Tillgänglighet: Välj om profilen ska vara "Tillgänglig" (d.v.s. att medarbetaren kan nås) eller "Otillgänglig" (d.v.s. att medarbetaren inte kan nås direkt).
- Statusfärg (valfritt): Tilldela en färg som visuellt indikerar statusen i TechTell-appen.
Konfigurera samtalshantering: Definiera hur samtal ska hanteras när en användare har denna hänvisningsprofil aktiv.
- Vid "Tillgänglig":
  - Koppla direkt till användaren: Samtalet ringer hos användaren som vanligt.
  - Koppla till annan angiven nummer: Ange ett internt nummer (t.ex. en kollega) eller en extern anknytning.
  - Koppla till röstbrevlåda: Samtalet går direkt till användarens röstbrevlåda.
- Vid "Otillgänglig":
  - Koppla direkt till röstbrevlåda: Rekommenderas för otillgänglig status.
  - Koppla till annan angiven nummer: Ange ett internt nummer, t.ex. en grupp eller en receptionsanknytning.
  - Koppla till kollega vid schema: (Endast om schemaläggning är aktiverat).
  - Meddelande: Skriv ett kort meddelande som uppringaren hör (kan kombineras med röstbrevlåda).
Spara profilen: Klicka på "Spara" för att aktivera den nya hänvisningsprofilen.
Tilldela profiler till användare (valfritt): Individuella användare kan sedan välja att aktivera dessa profiler via TechTell-appen eller på Mina Sidor. Du kan i vissa fall även tilldela en standardprofil för användare via användarinställningarna i adminportalen.
Redigera eller ta bort profiler: Befintliga profiler kan redigeras genom att klicka på profilen i listan, eller tas bort om de inte längre behövs.

Tips och best practice

Standardisera namn: Använd konsekventa och tydliga namn för profilerna för att undvika förvirring.
Begränsa antal: Ha ett rimligt antal profiler för att underlätta för användarna. För många alternativ kan bli omständligt.
Testa flöden: Provringa till olika användare med aktiverade hänvisningsprofiler för att säkerställa att samtalen dirigeras korrekt.
Informera användare: Kommunicera tydligt till medarbetarna om de nya hänvisningsprofilerna och hur de ska användas.
Regelbunden översyn: Se över och uppdatera hänvisningsprofilerna med jämna mellanrum för att säkerställa att de är relevanta för verksamheten.

Felsökning

Profilen syns inte för användare: Kontrollera att profilen är sparad och att användaren har korrekt behörighet att hantera sina hänvisningar.
Samtal kopplas fel: Granska konfigurationen för samtalshantering inom den aktuella hänvisningsprofilen för att säkerställa att destinationen är korrekt inställd.
Kan inte ta bort en profil: En hänvisningsprofil kan inte tas bort om den för närvarande används av en användare. Se till att ingen användare har profilen aktiv innan du försöker ta bort den.

Vanliga frågor

Vad är syftet med hänvisningsprofiler?

Hänvisningsprofiler standardiserar hanteringen av medarbetares tillgänglighet och hur inkommande samtal dirigeras, vilket förbättrar både den interna och externa kommunikationen.

Kan användare skapa egna hänvisningsprofiler?

Nej, endast administratörer kan skapa och redigera de centrala hänvisningsprofilerna. Användare kan sedan välja mellan de profiler som administratören har skapat.

Hur aktiverar en användare en hänvisningsprofil?

Användare kan aktivera hänvisningsprofiler direkt i TechTell-appen eller via Mina sidor på webben.

Vad händer om en användare glömmer att byta sin hänvisning?

Om ingen specifik hänvisning är aktiverad, faller systemet tillbaka på användarens standardinställningar för samtalshantering.