Sätt hänvisning i softphonen

Översikt

Den här artikeln beskriver hur du smidigt sätter och ändrar din hänvisningsstatus direkt i din TechTell softphone. Guiden riktar sig till alla användare som vill hantera sin tillgänglighet effektivt och informera kollegor och kunder om sin nuvarande status.

Så här sätter du hänvisning i softphonen

1. Öppna TechTell softphone: Starta TechTell-appen på din dator eller mobila enhet.
2. Leta upp hänvisningsfunktionen: På startsidan eller i huvudmenyn ser du din nuvarande status, ofta representerad av en ikon (t.ex. en grön prick för "Tillgänglig"). Klicka på denna ikon eller statusfältet.
3. Välj hänvisningsalternativ: En lista med fördefinierade hänvisningsalternativ kommer att visas. Exempel kan vara:
   • Möte
   • Lunch
   • På tjänsteresa
   • Ute ur huset
   • Ej tillgänglig
   • (Anpassade hänvisningar, om konfigurerade av din administratör)
4. Välj tid för hänvisningen (om tillgängligt): Vissa hänvisningsalternativ kan fråga om du vill sätta en varaktighet för hänvisningen (t.ex. "30 minuter", "1 timme", "Till kl. 13:00"). Välj önskad tid om detta alternativ visas och är relevant.
5. Bekräfta valet: Hänvisningsstatusen uppdateras omedelbart i appen och reflekteras för dina kollegor och eventuellt i era externa hänvisningstjänster.
6. Avsluta hänvisningen: När din aktivitet är över och du återigen är tillgänglig, upprepa steg 2 och välj "Tillgänglig" eller önskad status.

Tips och best practice

• Använd det smart: Sätt korrekt hänvisning för att undvika onödiga avbrott och säkerställa att inkommande samtal hanteras effektivt av kollegor eller växeln.
• Var tydlig: Om din organisation har anpassade hänvisningar, se till att de är beskrivande och tydliga för att informera dina kollegor om din tillgänglighet.
• Automatisera vid behov: Vissa funktioner kan automatiskt uppdatera din hänvisning baserat på kalenderhändelser. Kontrollera med din administratör om denna funktionalitet är aktiverad.
• Informera vid längre frånvaro: För längre frånvaro, som semester eller längre sjukfrånvaro, se till att sätta en lämplig hänvisning och vid behov uppdatera din röstbrevlåda.

Felsökning

• Kan inte ändra hänvisning: Kontrollera din internetanslutning. Om problemet kvarstår, starta om TechTell-appen. Om det fortfarande inte fungerar, kontakta TechTells kundservice på 042-812 12 eller kundservice@techtell.se.
• Hänvisning visas inte för kollegor: Kontrollera så att du har sparat ändringen korrekt. Se även till att era system är synkroniserade. Om problemet kvarstår, kontakta din administratör.
• Felmeddelande vid försök att sätta hänvisning: Anteckna felmeddelandet och kontakta TechTells kundservice för assistans.

Vanliga frågor

Varför är det viktigt att sätta rätt hänvisning?

Att sätta korrekt hänvisning är avgörande för att optimera er interna kommunikation och kundservice. Det informerar kollegor om din tillgänglighet och säkerställer att samtal styrs rätt, vilket undviker att kunder hamnar i en tom röstbrevlåda eller får vänta i onödan.

Kan jag skapa egna anpassade hänvisningar?

Möjligheten att skapa egna anpassade hänvisningar hanteras av din TechTell-administratör i adminportalen (admin.techtell.se). Kontakta dem för att diskutera möjligheterna att lägga till eller ändra befintliga hänvisningsalternativ.

Vad händer med samtal när jag har en hänvisning aktiverad?

När du har en hänvisning aktiverad dirigeras inkommande samtal enligt systemets konfiguration. Det kan innebära att samtalet går till din röstbrevlåda, vidarekopplas till en kollega, till en svarsgrupp, eller till företagets växelbaserade hänvisningstjänst.

Måste jag manuellt ta bort hänvisningen när jag är tillbaka?

Det beror på hur du sätter din hänvisning. Om du väljer en tidsbestämd hänvisning (t.ex. "Lunch i 30 minuter") kan systemet automatiskt återställa din status. Om du sätter en "obestämd" hänvisning måste du manuellt ändra tillbaka till "Tillgänglig" när du är åter.