Vidarekoppla samtal

Vidarekoppla samtal med TechTell Softphone

Den här artikeln beskriver hur du smidigt kan vidarekoppla samtal med din TechTell Softphone, oavsett om du behöver göra det direkt, assisterat eller schemalagt. Informationen riktar sig till alla användare av vår molnbaserade företagstelefoni som vill hantera inkommande samtal effektivt.

Så gör du

Blind vidarekoppling (direkt överkoppling)

Blind vidarekoppling innebär att du kopplar ett samtal direkt till en annan anknytning eller externt nummer utan att först tala med mottagaren.

1. Ta emot det inkommande samtalet.
2. I TechTell-appens samtalsvy, hitta knappen för "Vidarekoppla" (ofta representerad av en ikon med två pilar).
3. Välj "Blind vidarekoppling".
4. Ange anknytningsnumret eller det externa telefonnumret dit samtalet ska kopplas.
5. Bekräfta vidarekopplingen. Samtalet kopplas nu direkt till den angivna mottagaren.

Assisterad vidarekoppling (med konsultation)

Assisterad vidarekoppling låter dig prata med den tänkta mottagaren innan du överför samtalet. Detta är användbart för att säkerställa att mottagaren är tillgänglig och vill ta samtalet.

1. Ta emot det inkommande samtalet.
2. I TechTell-appens samtalsvy, hitta knappen för "Vidarekoppla".
3. Välj "Assisterad vidarekoppling" eller "Konsultativ vidarekoppling".
4. Ange anknytningsnumret eller det externa telefonnumret till mottagaren.
5. TechTell-appen ringer nu upp den angivna mottagaren medan den ursprungliga uppringaren är satt i vänteläge.
6. När du pratar med mottagaren, förklara ärendet och fråga om de kan ta samtalet.
7. Om mottagaren accepterar, klicka på knappen "Slutför vidarekoppling" eller liknande i appen. Samtalet kommer nu att kopplas ihop.
8. Om mottagaren inte kan ta samtalet, kan du avbryta vidarekopplingen och återgå till det ursprungliga samtalet.

Schemalagd vidarekoppling och hänvisning (via adminportalen)

För att ställa in automatiska vidarekopplingar baserat på tidsscheman eller för temporär hänvisning, använder du TechTells adminportal.

1. Logga in på adminportalen: admin.techtell.se.
2. Navigera till avsnittet för "Användare" eller "Mina inställningar".
3. Välj den anknytning du vill konfigurera (om du har behörighet att hantera andra användare, annars hanterar du din egen).
4. Leta efter inställningar för "Vidarekoppling" eller "Hänvisning".
5. Här kan du konfigurera:
   • Alltid vidarekoppla: Alla inkommande samtal dirigeras direkt till ett angivet nummer.
   • Vidarekoppla vid ej svar: Samtal kopplas vidare om du inte svarar inom en viss tid.
   • Vidarekoppla vid upptaget: Samtal kopplas vidare om du redan talar i telefon.
   • Vidarekoppla vid oanträffbar: Samtal kopplas vidare om din softphone inte är aktiv eller online.
   • Tidsbaserade regler: Skapa scheman för när olika vidarekopplingar ska vara aktiva (t.ex. efter kontorstid).
6. Spara dina ändringar.

Tips och best practice

• Använd headset: För att underlätta hanteringen av samtal, särskilt vid assisterad vidarekoppling, rekommenderas ett headset.
• Känn dina kollegors anknytningar: Ha en intern lista eller använd TechTell-appens kontaktbok för att snabbt hitta rätt anknytningsnummer.
• Informera den uppringande: Beroende på situationen, informera gärna den uppringande att de kommer att kopplas vidare.
• Testa dina vidarekopplingar: Särskilt tidsbaserade regler bör testas för att säkerställa att de fungerar som avsett.
• Använd hänvisningsstatus i appen: Om ni använder hänvisningsstatus i TechTell-appen, uppdatera den för att låta kollegor veta din tillgänglighet, vilket kan påverka deras beslut om vidarekoppling.

Felsökning

• Kan inte hitta vidarekopplingsknappen: Se till att du är i ett aktivt samtal. Om problemet kvarstår, kontakta kundservice@techtell.se.
• Vidarekoppling misslyckas:
  • Kontrollera att du angett rätt telefonnummer eller anknytning.
  • Säkerställ att den du kopplar till är tillgänglig (vid assisterad vidarekoppling).
  • För externa nummer, kontrollera att numret är korrekt formaterat (inklusive lands- och riktnummer vid behov).
• Schemalagd vidarekoppling fungerar inte: Logga in på admin.techtell.se och dubbelkolla dina inställningar och tidsscheman. Kontrollera även eventuella konflikter mellan olika regler.
• Ljudproblem efter vidarekoppling: Ibland kan ljudproblem uppstå. Kontrollera din internetanslutning och starta om TechTell-appen.

Vanliga frågor

Kan jag vidarekoppla samtal till en mobiltelefon?

Ja, du kan vidarekoppla samtal till vilken telefon som helst, inklusive mobiltelefoner, genom att ange mobilnumret som mottagare.

Förlorar jag samtalet om jag råkar koppla fel?

Vid blind vidarekoppling kan det ursprungliga samtalet avbrytas om du anger ett ej fungerande nummer. Vid assisterad vidarekoppling kan du dock avbryta konsultationen och återgå till den ursprungliga uppringaren.

Kan jag se vem som ringer om samtalet har vidarekopplats till mig?

Ja, TechTell-appen visar vanligtvis uppringarens nummer eller namn (om det finns i din kontaktbok) även vid vidarekopplade samtal, vilket ger dig kontext innan du svarar.

Hur stänger jag av alla vidarekopplingar?

Du kan enkelt stänga av alla vidarekopplingar via inställningarna i TechTell-appen eller genom att logga in på admin.techtell.se och ta bort de konfigurerade vidarekopplingsreglerna.