Kontakter i softphonen

Kontakter i din softphone – en komplett guide

Den här artikeln beskriver hur du hanterar kontakter i din TechTell softphone, både den gemensamma företagskatalogen och dina personliga kontakter. Guiden riktar sig till alla användare av TechTells molnbaserade telefonisystem som vill optimera sin användning av kontaktfunktionerna.

Så gör du

Hantera företagskatalogen

Företagskatalogen är gemensam för alla användare inom er organisation och administreras via TechTells adminportal.

1. Visa företagskontakter: Öppna TechTell-appen och navigera till fliken "Kontakter". Välj sedan "Företagskatalog" eller motsvarande alternativ. Du ser nu en lista över alla kollegor och relevanta företagskontakter.
2. Söka i företagskatalogen: Använd sökfältet högst upp för att snabbt hitta en specifik kontakt. Du kan söka på namn, avdelning eller andra relevanta fält.
3. Filtrera kontakter: Vissa softphones tillåter filtrering baserat på avdelning, grupp eller status. Utforska dessa alternativ för en mer översiktlig vy.
4. Ringa eller chatta: Klicka på en kontakt i företagskatalogen för att se dess detaljer. Härifrån kan du enkelt initiera ett samtal eller en chattkonversation.
5. Exportera kontakter: Om er organisation tillåter det kan administratörer exportera företagskatalogen från admin.techtell.se.

Hantera privata kontakter

Dina privata kontakter är personliga och delas inte med andra användare.

1. Lägga till en ny privat kontakt:
   • I TechTell-appen, gå till fliken "Kontakter".
   • Välj alternativet "Privata kontakter" och leta efter en knapp som "Lägg till ny kontakt" eller en plusikon (+).
   • Fyll i relevant information som namn, telefonnummer, e-postadress och eventuella anteckningar.
   • Spara kontakten.
2. Redigera en privat kontakt: Hitta den privata kontakt du vill redigera i din lista, klicka på den och välj alternativet "Redigera". Gör dina ändringar och spara.
3. Radera en privat kontakt: Välj den privata kontakt du vill ta bort och hitta alternativet "Radera" eller en papperskorgsikon. Bekräfta raderingen.
4. Importera privata kontakter: Vissa softphone-versioner kan erbjuda importfunktioner för kontakter från t.ex. en CSV-fil. Se i så fall till att filen är korrekt formaterad enligt anvisningarna.
5. Synkronisera kontakter (om tillgängligt): Om din softphone har stöd för synkronisering med externa kontaktkällor (t.ex. din enhets adressbok), aktivera detta i inställningarna för att hålla dina kontakter uppdaterade.

Tips och best practice

• Företagskatalogens kvalitet: Se till att er företagskatalog är uppdaterad med korrekt information. Det underlättar kommunikationen för alla. Administratörer kan uppdatera den via admin.techtell.se.
• Använd relevanta sökord: När du söker efter kontakter, använd både förnamn, efternamn och avdelning för bästa resultat.
• Spam-märkning: Om din softphone har funktioner för att markera oönskade samtal, använd dem aktivt.
• Namngivningskonventioner: Skapa en enhetlig namngivningskonvention för privata kontakter (t.ex. "Förnamn Efternamn – Företag") för better översikt.
• Regelbunden uppstädning: Gå igenom dina privata kontakter då och då och radera inaktuella eller oanvända poster.

Felsökning

• Hittar inte en kollega i företagskatalogen: Kontrollera stavningen. Om problemet kvarstår, kontakta en administratör för att säkerställa att kollegan är korrekt inlagd i systemet via admin.techtell.se.
• Privata kontakter försvann efter omstart: Kontrollera att dina privata kontakter är korrekt sparade. Om du har använt importfunktioner, se till att importen var framgångsrik.
• Kan inte lägga till ny kontakt: Kontrollera att du har nödvändiga behörigheter. Starta om appen. Om problemet kvarstår, kontakta kundservice@techtell.se.

Vanliga frågor

Varför ser jag inte alla kollegor i min företagskatalog?

Det kan bero på att de inte är korrekt inlagda i TechTells system, eller att de tillhör en avdelning som du inte har behörighet att se i din nuvarande filtrering. Kontakta din administratör.

Kan jag dela mina privata kontakter med en kollega?

Nej, dina privata kontakter är personliga och kan inte delas direkt i TechTell-appen. Du kan dock exportera dem manuellt och dela filen, men detta rekommenderas generellt inte ur säkerhetssynpunkt.

Hur uppdaterar jag andras uppgifter i företagskatalogen?

Endast systemadministratörer kan uppdatera företagskatalogen via admin.techtell.se. Om du behöver en ändring, vänligen kontakta din interna administratör.

Finns det en maximal gräns för privata kontakter?

I de flesta fall är gränsen mycket hög och sällan ett problem för normal användning. Skulle du mot förmodan stöta på en sådan begränsning, kontakta kundservice@techtell.se för rådgivning.